Uma das ferramentas mais importantes para a gestão de uma oficina mecânica é o fluxo de caixa. Sua alimentação pode ser uma tarefa de rotina relativamente chata. Entretanto, ela se faz necessária pelos benefícios que o bom acompanhamento dessas informações traz para o futuro da empresa.
É comum olhar para um caixa positivo ou negativo e logo pensar em uma empresa lucrativa ou deficitária. Entretanto, não é para isso que o fluxo de caixa serve. Isso porque a sua função é relacionada simplesmente ao caixa da empresa, e não os seus resultados financeiros.
Desse modo, uma empresa que vende muito a prazo pode ter um caixa negativo hoje, mas muitas entradas futuras . Este seria um problema a ser resolvido com um simples incremento no capital de giro. Ao mesmo tempo, uma empresa pode estar com o caixa do mês azul, mas com despesas futuras que podem afetar seus resultados.
Como fazer o fluxo de caixa?
Claro que se você estiver utilizando o sistema VipData Automotivo corretamente, o fluxo de caixa é construído automaticamente ao longo dos dias, e bastará realizar uma consulta na tela ou até imprimir de forma personalizada. Mas se ainda prefere utilizar outras ferramentas, como uma planilha eletrônica, seguem algumas dicas:
1. Veja o saldo inicial do seu caixa
Comece o fluxo de caixa com a informação de quanto tem o seu caixa atual. Isso se refere tanto ao caixa, efetivamente, quanto ao que tem no banco, os investimentos, etc.
2. Lance as despesas já programadas
Coloque todas as despesas que você tem, como aluguel, água, luz, telefone, salários de funcionários, etc. Como são despesas fixas, já é possível colocar todas essas contas nos meses sequentes ao atual, de modo que, aos poucos, você começa a planejar melhor o caixa da empresa.
3. Registre as entradas programadas
Registre no fluxo de caixa todas as entradas já previstas. Aqui, cabe uma orientação do que é venda à vista e do que é venda a prazo. Se você vende no cartão de crédito, por exemplo, o valor de entrada desse caixa deve ser colocado apenas na data em que esse dinheiro efetivamente chegar em sua conta — normalmente, após 30 dias. Caso você tenha costume de fazer antecipações desse crédito, é importante lançar os juros cobrados como uma despesa.
4. Anote tudo
A partir do momento em que você tem um fluxo de caixa, é preciso anotar absolutamente toda movimentação financeira. Desde a compra de um parafuso ao custo de R$0,10 até o pagamento de R$10 mil da folha salarial dos funcionários. Outro ponto importante é não misturar as despesas pessoais e as da empresa. E, mesmo assim, caso sejam feitas retiradas do caixa, é necessário lançá-las no fluxo.
5. Classifique suas diferentes despesas
Apesar de não afetar o resultado do seu fluxo de caixa, classificar as despesas pode dar uma visão mais abrangente sobre em quais pontos está gastando mais dinheiro. Você pode nomear os diferentes fornecedores ou produtos (desde que não fique inviável, caso seja um número muito grande), separar as despesas fixas em diferentes categorias (luz, água, aluguel) para descobrir o quanto cada um desses custos corresponde do seu percentual de gastos mensais etc.
Como acompanhar o fluxo de caixa?
Há diversas maneiras de se fazer — e, consequentemente, de acompanhar — o fluxo de caixa. Ele pode ser feito desde em um caderno até em um sistema de gestão integrado ao estoque, como o VipData Automotivo.
O mais difícil do fluxo de caixa é criar uma rotina religiosa de alimentar suas informações diariamente. Seja no começo do dia, quando chega à oficina, ou no fim do dia, antes de sair dela, é importante colocar todas as entradas e saídas realizadas no período e comparar se o que estava previsto foi, de fato, realizado.
Apenas dessa maneira é possível que o fluxo de caixa seja um retrato fiel da situação atual do caixa da empresa e uma ferramenta assertiva sobre a previsão de futuro, auxiliando a tomada de decisão.
Depois dessa tarefa se tornar uma rotina, é possível enxergar informações que não eram notadas antes da implantação dessa ferramenta, como as sazonalidades das vendas. Desse modo, permite-se a realização de ações criativas para a saúde do caixa da empresa, como renegociação de prazos, mudanças de datas de pagamentos e até queimas de estoque parado.